المقدمة :
غرفة الاجتماعات هي قاعة مخصصة لعقد الاجتماعات والمناقشة وتبادل الأفكار والمعلومات وتصمم بطريقة تسمح للمشاركين بتبادل النقاش بطريقة مريحة وإيجابية باستخدام الأساليب والوسائل والتجهيزات المناسبة والملائمة وتعتبر قاعة الاجتماعات هي جزء أساسي ورئيسي من بناء الشركة أو المجموعة وتؤثر العديد من العوامل في تصميم هذه المساحة وتنسيقها.
وسوف نلقي الضوء بعدسة معماري في المقال معلومات هذا الموضوع وسنجيب على عدة تساؤلات :
ما هي غرفة الاجتماعات ؟
ما هو موقع غرفة الاجتماعات ؟
ما هي أنواع غرف الاجتماعات ؟
ما هي أهمية غرف الاجتماعات في الاعمال التجارية ؟
ما هي أسس تصميم غرفة الاجتماعات ؟
ما هي غرفة الاجتماعات الذكية ؟
ما الذي يدفعنا لتجهيز غرف اجتماعات ذكية ؟
فتابعونا لمعرف إجابات هذه الأسئلة
ما هي غرفة الاجتماعات :
-هي غرفة كبيرة الحجم تخصصها الكثير من المؤسسات والشركات وتم تصميمها خصيصاً لاستقبال واستضافة ضيوف الشركة أو لعقد الاجتماعات سواء بين الموظفين اوالإدارة أو لتبادل الأفكار واتخاذ القرارات الحاسمة ولمناقشة قضايا العمل الهامة والعروض التقديمية .
-وتتفاوت أحجامها من الغرف الصغيرة إلي المساحات الكبيرة التي يمكن أن تستوعب عدداً كبيراً من الأشخاص وتستخدم لتسهيل التواصل والتعاون واتخاذ القرارات بين زملاء العمل وأصحاب المصلحة الآخريk>
ما هو موقع غرفة الاجتماعات :
بخصوص موقع الغرفة من الأفضل أن تكون في موقع منعزل وبعيد عن أماكن الدخول والخروج للموظفين حتى لا يحصل إزعاج للموظفين أثناء الاجتماعات وبالطبع تختلف أساليب تأسيس غرفة الاجتماعات حسب حجم واعداد موظفين الشركة و الكثير من العناصر الأخرى.
انواع غرف الاجتماعات :
توجد عدة أنواع واشكال مختلفة من غرف الاجتماع التقنية وفيما يلي سنعرض التفاصيل حولها :
1- الأوديتوريوم :
هذا النوع من غرف الاجتماع تتسع لـ 100 شخص ويتميز بوجود منصة مرفوعة معلقة في القاعة ، كما أنها مزودة بشاشة كبيرة لعروض المحتوي المطروح في الاجتماعات ويستخدم هذا النوع عادة لعقد الاجتماعات الضخمة المهمة التي تشمل عروض تقديمية أو عروض مسرحية.
2- قاعة الأغراض المتعددة :
يمكن تقسيم هذا النوع من الغرف إلي تصاميم مختلفة مثل شكل حرف U أو مائدة مستديرة ، أو فصل دراسي وتتسع القاعة لـ 150 شخص في شكل فصل دراسي ويمكن استخدام هذا النوع من الغرف للمناقشات وورش العمل التي تتطلب تفاعلاً وتبادلاً مكثفاً بين المشاركين.
3- غرفة اجتماعات كبار الزوار :
فتعتبر هذه الغرفة مخصصة كبار الزوار وتتسع لاستيعاب 22 ضيفاً وتعتبر غرفة كبار الزوار مجهزة بالكامل لاستضافة الاجتماعات الرسمية و المرئية وتتميز بتوفر جميع التقنيات اللازمة يتم استخدامها لعقد اجتماعات الرسمية واجتماعات الفيديو التي تتطلب التواصل مع العملاء أو الشركاء الرئيسي.
أهمية غرف الاجتماعات في الاعمال التجارية :
تلعب غرفة الاجتماع دورًا حيويًا ومهماً في الأعمال التجارية فهي من أهم المساحات في أي مكان عمل أو عمل تجاري حيث يتم فيها عقد اجتماعات ومناقشات واتخاذ القرارات وتحديد الأهداف والخطط المستقبلية .
أهميتها:
– إجراء الاجتماعات الرسمية : توفر القاعات المخصصة للمناقشات وللاجتماعات الرسمية بيئة مهنية تضمن انتظام للمناقشات والقرارات وتوفر طريق سلس لهما كما يمكن توفير الأجهزة والمعدات اللازمة لتسهيل العروض التقديمية وتبادل المستندات كما يمكن تسجيل المحاضر
– استضافة العملاء والشركاء : يمكن استخدام غرف الاجتماع لاستقبال العملاء وشركاء الأعمال وتقديم العروض والمحادثات المهمة كما توفر هذه الغرف بيئة مهنية هادئة ومريحة للتفاوض وبناء العلاقات التجارية المختلفة وتقويتها
– تعزيز التعاون التواصل : توفر غرف الاجتماع بيئة ملائمة للتواصل الفعال والتعاون بين أفراد الفريق والأقسام المختلفة ويمكن للمحترفين استخدام هذه الغرف لمناقشة الأفكار وتبادل المعلومات وتوحيد الرؤى واتخاذ القرارات المشتركة
– تنظيم الورش والتدريبات : يمكن استخدام غرف الاجتماع لتنظيم الورش و التدريبات وورش العمل وجلسات التعلم كما أنها توفر المساحة والتجهيزات اللازمة لتسهيل عملية التعلم وتبادل المعرفة بين المشاركين
– اتخاذ القرارات الحاسمة : توفر غرف الاجتماع المكان المثالي لاتخاذ القرارات المهمة والحاسمة المرتبطة بالاجتماع كما يمكن أن يجتمع القادة والمديرين في هذه الغرف لمناقشة الاستراتيجيات وتحليل البيانات واتخاذ القرارات الحاسمة التي تؤثر على نجاحأو فشل الأعمال التجارية المختلفة
– تحسين التواصل والتعاون:
توفر غرفة الاجتماع مساحة مخصصة للتواصل والتعاون بين أعضاء الفريق وتبادل الأفكار والآراء والخبرات، مما يساعد على تحسين جودة العمل والتركيز على الأهداف المشتركة
–إنشاء علاقات جديدة:
يمكن لغرفة الاجتماعات أن تكون مكانًا لإنشاء علاقات جديدة مع العملاء والشركاء والموردين والمستثمرين، وذلك من خلال الاجتماعات والمناسبات التي تقام فيها
– التدريب والتعليم:
يمكن استخدام غرفة الاجتماع لتدريب الفريق على المهارات الجديدة وتعليم العاملين على الأدوات والتقنيات الجديدة وتحديث معارفهم ومهاراتهم
– اتخاذ القرارات:
يتم في غرفة الاجتماع اتخاذ القرارات المهمة والحساسة التي تؤثر على مستقبل العمل والأعمال التجارية، وذلك من خلال المناقشات الجادة والمتعمقة بين الأعضاء
– التخطيط والتنظيم:
التخطيط والتنظيم للأعمال المستقبلية ووضع الخطط والاستراتيجيات المستقبلية، وذلك من خلال المناقشات وتحديد الأهداف والخطط اللازمة لتحقيقها
اسس تصميم غرف الاجتماعات :
-يتوجب وجود غرفة اجتماع في جميع الشركات والمنظمات التي تكون غالباً كبيرة الحجم علي عدة عناصر وتتشابه هذه العناصر في جميع غرف الاجتماعات بغض النظر عن توجه الشركة أو المؤسسة وغالبًا ترتبط المساحة بعدد الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع .
– تصميم غرف الاجتماع يستند إلى عدة مبادئ وأسس لضمان توفير بيئة فعالة ومناسبة للمشاركين وكي تحقق غرفة الاجتماعات الغرض منها كان لابد من تحقيقها بعض الأسس وفيما يلي أهم اسس تصميم غرف الاجتماعات:
1- الوظيفة :
هي أول وأهم اسس تصميم الغرف فيجب أن يكون تصميم الغرفة وتجهيزاتها وتقنياتها متناسبة مع الغرض الرئيسي للاجتماعات ويجب أن تتوفر المساحة والأثاث والتجهيزات التقنية الملائمة لأنواع الاجتماع المختلفة، سواء كانت اجتماعات تقديمية أو مرئية أو مناقشات مجموعات صغيرة
2- التصميم الداخلي والديكور :
يجب أن يكون التصميم الداخلي للغرفة ملائمًا وجذابًا مما يساعد على تحفيز التفاعل والتركيزبين الأعضاء كما يمكن استخدام ألوان مريحة وتنسيقها مع الأثاث والديكور بشكل مريح وجميل.
3- التكنولوجيا والاتصالات :
يجب أن يكون تصميم الغرفة مجهزًا بأحدث التقنيات والأجهزة اللازمة لتبسيط عملية العروض التقديمية وتبادل المعلومات ويجب أن تتوفر شاشات عرض كبيرة وأنظمة صوتية وميكروفونات واتصالات إنترنت سريعة وغيرها من التقنيات المساعدة.
4- الخصوصية :
تعد الخصوصية من أهم أولويات اسس تصميم غرف الاجتماع يجب أن توفر الغرفة الخصوصية اللازمة للمحادثات الحساسة والمعلومات السرية يمكن تحقيق ذلك عن طريق استخدام جدران صوتية معزولة واستخدام مواد عازلة للصوت وتوفير أبواب قوية وتصميم يحافظ على خصوصية الاجتماعات.
5- الاستدامة البيئية :
تعد الاستدامة البيئية من أولويات اسس تصميم غرف الاجتماع بمعني استخدام تكنولوجيا LED للإضاءة الفعالة من حيث الطاقة واستخدام مواد صديقة للبيئة في الاثاث والتشطيبات واستخدام مواد صديقة للبيئة وتقنيات توفير الطاقة للإضاءة والتهوية.
6- الراحة :
كلما كان الشخص يشعر بالراحة في مكان عمله ومنطقة إتخاذ القرارات التي من شأنها التأثير على المؤسسات والشركات كلما عاد ذلك على الشركة بالأرباح فما أفضل من أن يشعر صانع القرار بالراحة أثناء الاجتماعات وعقد الصفقات يجب أن توفر الغرفة الراحة للمشاركين مثل تكييف الهواء المناسب لضبط درجة الحرارة و يشمل ذلك أيضاً اختيار الأثاث المناسب والملائم لجلوس لفترات طويلة وتوفير مساحة للاستراحة والاسترخاء خلال فترات الاستراحة وتوفير مشروبات ووجبات خفيفة وتوفير تهوية جيدة ونظام إضاءة مناسب وتوفير مرافق صحية قريبة من الغرفة بقدر الإمكان.
7-الإضاءة :
تلعب الإضاءة دورًا مهماً في خلق جو مناسب وتعزيز التركيز والانتباه يجب أن تكون مزودة بإضاءة صناعية كافية ومناسبة ومريحة أيضاً للبصر.
ويجب توفير إضاءة طبيعية جيدة إذا كانت الغرفة تحتوي على نوافذ ويفضل استخدام إضاءة قابلة للتعديل لتلبية احتياجات المختلفة ولا يمكن تحديد كمية الضوء ونظام الإضاءة بشكل عشوائي إذ يعتمد على حجم غرفة الاجتماعات ولكن يفضل دائمًا الاعتماد على الإضاءة الطبيعية قدر الإمكان من خلال النوافذ الزجاجية كما يجب استخدام إضاءة اصطناعية موزعة بشكل متساوي وتسليط الضوء على لوحة الشرح وطاولة النقاش.
8- الأثاث :
يجب اختيار أثاث مريح وعملي يتناسب مع طبيعة الاجتماعات و يشمل ذلك الكراسي المناسبة للجلوس لفترات طويلة دون التسبب في التعب والطاولات المناسبة للعمل
9- التكلفة والميزانية :
يجب أن يتم تصميم غرفة الاجتماع وفقًا للميزانية المتاحة و يجب أن يتم اختيار المواد والتجهيزات بشكل مناسب للحفاظ على التكلفة المناسبة وتلبية الاحتياجات الأساسية للغرفة.
10- الحجم والتخطيط :
يجب أن يكون حجم الغرفة مناسبًا لعدد المشاركين المتوقعين ونوع الاجتماعات ويتطلب ذلك توفير المساحة الكافية للجلوس والحركة بشكل مريح بالإضافة إلى توزيع مناسب للأثاث والتجهيزات يجب أن يكون هناك مساحة كافية للمشاركين للجلوس والتحرك بحرية دون تشويش أو ازدحام.
11- الأمان والحماية :
يمكن استخدام أنظمة الأمان مثل كاميرات المراقبة وأنظمة إنذار للحفاظ على سلامة الأفراد والحماية من السرقة أو التجسس.
12- التوجيه واللافتات :
يجب توفير لافتات واضحة داخل الغرفة لتوجيه المشاركين إلى المكان المناسب و يمكن استخدام لوحات إرشادية و لافتات توضح توزيع المقاعد والمرافق والتجهيزات التقنية.
13-التهوية :
يجب أن تتوفر نظام تهوية جيد في غرفة الاجتماعات لضمان وجود الهواء النقي ويجب أيضًا الاهتمام بتوفير إمكانيات للمشاركين ذوي الاحتياجات الخاصة مثل وصول سهل للكراسي المتحركة وتوفير مرافق صحية ملائمة
14- سقف القاعة :
يلعب سقف غرفة الاجتماعات دوراً مهماً دور في انعكاس الأصوات وتوجيهها إلى المكان المناسب
إذ ينعكس الصوت عن سطح السقف بنفس آلية انعكاس الضوء عن المرآة وبزاوية انعكاس تساوي زاوية السقوط وتقسم الأسقف إلى مستوية ومقعرة ومحدبة.
مساحة غرفة الاجتماعات :
هي أحد الأسس الأساسية في تصميم غرف الاجتماعات، حيث تلعب دورًا مهماً في توفير بيئة ملائمة ومريحة للمشاركين فأهم النقاط هي :
عدد المشاركين:
يجب أن يتم تحديد مساحة الغرفة بناءً على عدد المشاركين المتوقع في الاجتماعات
يجب أن تكون الغرفة واسعة بما يكفي لاستيعاب المشاركين بشكل مريح
يفضل توفير مساحة إضافية لإمكانية إضافة مشاركين إضافيين في المستقبل
نوع الاجتماعات:
يجب أخذ أنواع الاجتماع المتوقعة في الاعتبار عند تحديد مساحة الغرفة فمثلاً :
إذا كانت تتطلب ترتيب المشاركين حول طاولة واحدة كبيرة فيجب توفير مساحة كافية لهذا الترتيب
أما إذا كانت تشمل تنظيم الكراسي بشكل دائري أو مربع فيجب توفير المساحة المناسبة لهذا النوع من الترتيب.
ما هي غرفة الاجتماعات الذكية :
هى من التقنيات الحديثة التي تستخدم في الشركات والمؤسسات لكي يتم تحسين جودة الاجتماعات ولزيادة الإنتاجية
تتميز هذه الغرفة بتوفير مجموعة من التقنيات المتطورة مثل الشاشات الذكية والكاميرات والميكروفونات والبرمجيات الحديثة التي تساعد علي تحسين جودة الصوت والصورة ولتسهيل عملبة الاتصال والتواصل بين المشاركيم في الاجتماع باستخدام غرف الاجتماعات الذكية، يمكن للمشاركين في الاجتماع التواصل بسهولة وفعالية وتبادل المعلومات والأفكار بشكل أفضل كما يمكنهم الاستفادة من ميزات البث المباشر والتسجيل والتحميل لتسهيل عملية الوصول إلى المحتوى في وقت لاحق
لابد من تجيهزيها بتقنيات حديثة :
التجهيزات التقنية الحديثة :
تقدم التكنولوجيا الحديثة مجموعة من الحلول والتقنيات التي يمكن تطبيقها في غرف الاجتماعات لتعزيز التواصل وتحسين تجربة المشاركين فيجب أن تتضمن الغرفة التجهيزات التقنية الملائمة لأغراض الاجتماع مثل :
مكونات غرفة الاجتماعات من حيث تجهيز الأنظمة الصوتية والمرئية
وجود منافذ كهربائية ومنافذ شبكة للاتصال بالإنترنت
1-شاشات عرض عالية الدقة لعرض الصور أو الفيديوهات :
تستخدم شاشات العرض عالية الدقة في غرف الاجتماعات لعرض العروض التقديمية والمحتوى المرئي في كل غرفة اجتماعات يجب أن تتوفر شاشة كبيرة لعرض التقارير المصورة بحيث أن أول شيء يلاحظه أي شخص عند الدخول إلى قاعة الاجتماعات هو شاشة العرض ذلك هو الجزء المرئي من قاعة الاجتماع المرئية والسمعية وهو أحد الأدوات التعاونية الرئيسية .
حيث تتيح لك شاشة العرض رؤية زملائك في أماكن أخرى وتقديم العروض التقديمية أو إجراء فيديو ومشاركة الشاشة من أجهزة الحاسوب المحمولة والجهاز اللوحي وأيضا الهواتف الذكية أو لتوضيح الأفكار المكتوبة وغيرها، وقد تكون شاشة تلفزيون
يمكن استخدام شاشات LCD
أو LED
أو الشاشات التفاعلية
يعتبر استخدام الشاشات التفاعلية أحدث تقنيات عرض المحتوى في غرف الاجتماعات و تتميز هذه الشاشات بقدرتها على تفاعل المشاركين مع المحتوى المعروض مثل كتابة الملاحظات أو التعليقات على الشاشة وتوفر الشاشات التفاعلية تجربة تفاعلية ومشاركة أكثر بين المشاركين.
2-أنظمة الصوت :
الميكروفونات والسماعات Microphones and Speakers :
نظام صوتي وميكروفونات لضمان سماع الجميع بوضوح ومكبرات الصوت وأجهزة الاستقبال والميكروفونات لتوفير صوت واضح وجودة عالية للمشاركين في الاجتماعات، سواء كانوا في الغرفة أو عن بعن بُعد
الاتصال Connectivity : هناك اتصال سلكي و اتصال لاسلكي و اتصال مزيج بين السلكي واللاسلكي ، وهي من الأشياء التي يجب توافرها في غرفة الاجتماعات في العصر الحالي.
3- أنظمة العرض والعرض التقديمي:
تشمل هذه الأنظمة استخدام الشاشات الكبيرة أو البروجكتورات لعرض المحتوى المرئي والعروض التقديمية. يمكن عرض الشرائح والصور والمقاطع الفيديو والمحتوى الرقمي الآخر على هذه الشاشات لمشاركتها مع المشاركين في الاجتماع.
أنظمة التسجيل والبث المباشر:
توفر أنظمة التسجيل والبث المباشر إمكانية تسجيل الاجتماعات وبثها مباشرة للمشاركين البعيدين. يمكن تسجيل الفيديو والصوت للحفاظ على سجل الاجتماع ومشاركته لاحقًا مع الأشخاص الذين لم يكونوا حاضرين
السبورات التفاعلية Interactive Whiteboard : هي أداة جاذبة للانتباه إضافة إلى نظام المعدات الخاصة بقاعة الاجتماعات.حيث تتيح لك السبورات التفاعلية الكتابة فورا على السبورة بألوان مختلفة وتعليقها على مواقع الويب أو المستندات.
تقنية المؤتمرات الافتراضية
تقنية المؤتمرات الافتراضية تسمح للمشاركين بالتواصل والمشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت دون الحاجة إلى التواجد الجسدي في نفس الغرفة. تتضمن هذه التقنية استخدام برامج المؤتمرات عبر الإنترنت وأدوات التواصل عن بعد مثل الفيديوكونفرنس والدردشة الصوتية والشات
خدمة الترجمة للاجتماعات متعددة اللغات
تساعد في تخطي حواجز اللغة وتمكين المشاركين من فهم بعضهم البعض والتواصل بشكل فعال و يتم استخدام تقنيات الترجمة الفورية لتوفير ترجمة صوتية أو كتابية للمحتوى المنطوق في الاجتماعات بين لغات مختلفة
ما الذي يدفعنا لتجهيز غرف اجتماعات ومؤتمرات ذكية :
عندما يتعلق الأمر بالمكالمات الجماعية والأجتماعات اليوم ، قد يفتقر البريد الإلكتروني والدردشة عبر الإنترنت والهاتف إلى الإشارات المرئية واللمسة الشخصية اللازمة لتحسين التفاعلات بين الفرق وحتى رضا العملاء ، في حين أن التحول الرقمي لهذه الخدمات قد أدى إلى تحسين الكفاءة بشكل كبير
إلا أن هذه الكفاءة قد تكون على حساب العلاقات البشرية والتي لا تزال عنصرًا حيويًا للأعمال التجارية الناجحة اليوم
يمكن أن تساعد أحدث تقنيات الفيديو الذكية والتي تركز على التعاون في الوقت الفعلي وتقليل صعوبة الإعداد على إدارة الاجتماعات بسلاسة مع توفير أموال الشركة قدر تقرير صدر نوفمبر أن منصات المؤتمرات القديمة تكلف الشركات المليارات سنويا في حين يمكن للشركات أيضًا توفير ما يزيد عن الألاف سنويًا على رحلات العمل عن طريق اختيار مؤتمرات الفيديو الذكية .
ختاماً :
فى هذا المقال قد ناقشنا أسس تصميم قاعة الاجتماعات وما هي الأنظمة الحديثة التي يمكن استخدامها داخل الغرفة وسوف نكمل في المقال القادم ونعرف علي أحجام المختلفة لغرفة الاجتماعات تابعونا …
كما يمكنك متابعة أسس تصميم قاعات الأفراح