المقدمة :
تحدثنا في المقال السابق عن أسس تصميم غرفة الاجتماعات الجزء الأول فدعونا نكمل ما بدأناه
وسوف نلقي الضوء بعدسة معماري في المقال معلومات هذا الموضوع وسنجيب على عدة تساؤلات :
ما هي أهمية الحجم بالنسبة لغرفة الاجتماعات ؟
كيف يمكن لحجم غرفة الاجتماعات أن يعزز الإنتاجية ؟
ما هي مساحة غرفة الاجتماعات ؟
ما هي مكونات غرفة الاجتماعات ؟
ما هي أحجام غرفة الاجتماعات ؟
ما هي مكونات غرفة الاجتماعات ؟
ما هي أهم النقاط الواجب مراعتها عند تصميم غرفة الاجتماعات ؟
ما هي أهمية تصميم غرف الاجتماعات الفعالة ؟
فتابعونا لمعرف إجابات هذه الأسئلة
أهمية حجم غرفة الاجتماعات :
يلعب الحجم المناسب لقاعة الاجتماعات دوراً مهماً ورئيسياً في تشجيع التواصل والتعاون :
الراحة :
بالنسبة للمبتدئين توفر توفر غرفة الاجتماعات ذات الحجم المناسب مساحة كافية للحاضرين ليشعروا بالراحة فتخيل أنك تبادل الأفكار عندما تجد نفسك محاصراً مع زملائك فالانزعاج يصرف الانتباه بسهولة عن التركيز
الصحة البدنية :
تتيح الغرفة الواسعة الشعور أفضل بسبب الهواء مما يقلل من انتشار الأمراض
تحسين التواصل :
عندما يكون لدي المشاركين مساحة شخصية مناسبة وكافية فإنهم يتفاعلون بشكل أفضل مع بعضهم البعض
تعدد الاستخدامات :
غالباً تتطلب الأنواع المختلفة من الاجتماعات تكوينات متنوعة قد تحتاج الدورات التدريبية إلي مساحة مكتبية إضافية بينما تتطلب مناقشات المائدة المستديرة ترتيباً مركزياً للطاولة
كيف يمكن لحجم غرفة الاجتماعات أن يعزز الإنتاجية؟
حجم قاعة الاجتماعات من الممكن أن تؤثر بشكل كبير علي الإنتاجية في مكان العمل بمعني :
– فحجم الغرفة المناسب يعزز الإنتاجية
– وعندما يكون حجم غرفة الاجتماعات مناسبة لعدد الممشاركين والغرض من الاجتماع فإنها تقلل من عوامل التشتت والانزعاج ويسمح للحاضرين بالتركيز
– تتيح المساحة الكافية للتكامل التكنولوجي مما يضمن عمل العروض التقديمية ومؤتمرات الفيديو والأدوات التعاونية بسلاسة
– تتيح المرونة في تكوين ترتيبات الجلوس في قاعات الاجتماعات الأكبر حجماً وفقاً لاحتياجات الاجتماع علي تعزيز المشاركة
– كما يمكن لقاعة الاجتماعات ذات حجم مدروس أن تحول الاجتماعات الروتونية إلي تجمعات فعالة ومثمرة
مساحة غرفة الاجتماعات :
يمكن حساب المساحة بضرب عدد المشاركين المتوقعين في الاجتماع بمقدار 15-20 قدم مربع لكل شخص
تعتبر غرف المؤتمرات الخاصة الصغيرة 25-40 متر مربعًا مثالية للتجمعات الصغيرة وتوفر الخصوصية والتكامل التكنولوجي.
تعد قاعات المؤتمرات العادية 100-200 متر مربع مساحات متعددة الاستخدامات لاجتماعات مجلس الإدارة والعروض التقديمية للعملاء وتجمعات الفريق.
قاعات المؤتمرات الكبيرة أكثر من 500 متر مربع للمؤتمرات والندوات والمهرجانات وإطلاق المنتجات.
عادةً ما يكون العدد الأمثل لغرف الاجتماعات لكل موظف هو غرفة واحدة لكل 10 إلى 20 موظفًا، ولكن ذلك يعتمد على عوامل مثل توزيع القوى العاملة وأنواع الاجتماعات وتخطيط المكتب.
مكونات غرفة الاجتماعات :
أنواع غرف- قاعات الاجتماعات :
قاعات الاجتماعات الصغيرة :
– تتطلب كل حجم من غرفة أو قاعة الاجتماعات إعدادات مختلفة من هنا تأتي أهمية وجود مجموعة متنوعة من أحجام غرف الاجتماعات
– هي غرفة اجتماعات خاصة صغيرة ( 25 – 40 ) متر مربع تلعب دورأص فريداً لا غني عنه في بيئات المكاتب
– تتطلب تصميم مساحات الاجتماعات المدمجة هذه لاستيعاب التجمعات الصغيرة والمناقشات الفردية وجلسات التعاون السريعة
– غرف متواضعة الحجم ولكن وظائفها وتصميمها تم تحسينها لتحقيق الكفاءة والخصوصية
الحجم والتخطيط :
تتراوح مساحة قاعات الاجتماعات الخاصة الصغيرة عادةً بين 25 إلى 40 متراً مربعاً كما تتطلب هذه المساحة المحدودة استخدامًا مدروسًا لضمان زيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى لكل بوصة مربعة.
سعة الجلوس :
يمكن أن تستوعب بشكل مريح من 2 : 4 فرداً حسب التصميم
الأثاث :
عادةً يشتمل تصميم قاعات الاجتماعات الخاصة الصغيرة على طاولة صغيرة وعدد قليل من الكراسي
قد يحتوي الجدول على منافذ طاقة ومنافذ بيانات مدمجة لسهولة الاتصال
غالبًا ما تكون الكراسي مريحة ولكنها موفرة للمساحة، ويمكن وضعها حول الطاولة أو على الجدران اعتمادًا على تصميم الغرفة
المميزات :
الخصوصية:
الخصوصية أمر بالغ الأهمية في غرف الاجتماعات الخاصة الصغيرة وعادة ما تكون مجهزة بمواد عازلة للصوت لتقليل التشتيت الخارجي والحفاظ على السرية أثناء المناقشات
التكنولوجيا :
حتى في هذه المساحات الصغيرة تلعب التكنولوجيا دورًا حيويًا قد تحتوي غرف المؤتمرات بهذا الحجم على شاشة عرض أو نظام مؤتمرات فيديو لمشاركة العروض التقديمية أو التعاون مع الزملاء عن بعد
الإضاءة :
الإضاءة الكافية أمر بالغ الأهمية لخلق جو ملائم غالبًا ما تُستخدم تركيبات الإضاءة القابلة للتعديل لتلبية احتياجات الاجتماعات المختلفة بدءًا من المناقشات المركزة وحتى عروض الفيديو التقديمية
الصوتيات :
نظرًا للحجم الصغير يتم مراعاة الصوتيات بعناية لمنع صدى الصوت داخل الغرفة كما تساعد الألواح الصوتية أو معالجات الجدران في الحفاظ على محادثات واضحة وسرية
مرونة الأثاث :
قد تشتمل بعض قاعات المؤتمرات الخاصة الصغيرة على خيارات أثاث مرنة مثل الطاولات القابلة للطي والكراسي القابلة للتكديس لتحسين المساحة عند عدم الاستخدام
الاستخدامات :
– الاجتماعات الفردية: مثالية للمناقشات بين المدير والموظفين أو مقابلات العمل أو المحادثات السرية
– مؤتمرات الفيديو: مجهزة بالتكنولوجيا فهي تسهل اجتماعات الفيديو مع أعضاء الفريق أو العملاء عن بعد
– التعاون: يمكن للفرق أن تجتمع بسرعة لجلسات عصف ذهني أو اجتماعات لحل المشكلات
– المكالمات الهاتفية: يمكن للموظفين استخدام هذه الغرف لإجراء المكالمات الهاتفية مما يقلل من الاضطرابات في أماكن العمل المفتوحة
– التركيز على العمل: قد يستخدم الأفراد هذه الغرف كمساحات هادئة وخالية من التشتيت للتركيز على المهام
قاعات الاجتماعات العادية :
– هي غرفة اجتماعات عادية ( 100 – 200 ) متر مربع هي بمثابة العمود الفقري لبيئات المكاتب
– تم تصميم هذه الغرف لاستضافة العديد من الاجتماعات والعروض التقديمية والجلسات التعاونية مما يوفر مساحة أكبر وتنوعاً أكبر من نظيراتها الأصغر حجماً
الحجم والتخطيط :
تشغل قاعة الاجتماعات العادية عادة مساحة أرضية تتراوح بين 100 : 200 متر مربع مما يوفر مساحة واسعة لترتيبات المعدات الجلوس المختلفة
سعة الجلوس :
يمكن أن تستوعب بشكل مريح من 6 : 12 فرداً حسب التصميم
الأثاث :
تتميز هذه الغرف بطاولة أكبر وغالباً تكون مزودة بمنافذ طاقة متكاملة وخيارات اتصال مختلفة وتحيط بها الكراسي
يمكن التخطيط بطرق مختلفة مثل نمط قاعة الاجتماعات الصغيرة أو نمط المسرح أو شكل حرف U ليناسب أنواع الاجتماعات المختلفة
المميزات :
التكنولوجيا :
عادة تكون غرف الاجتماعات العادية مجهزة بتكنولوجيا متقدمة بما في ذلك شاشات العرض الكبيرة أو أجهزة العرض وأنظمة اجتماعات الفيديو ويتم إدارتها باستخدام برنامج حجز غرف الاجتماعات
الإضاءة :
الإضاءة الكافية والقابلة للتعديل ضرورية لخلق بيئة مناسبة للاجتماعات وغالباً يتم تظيم الضوء الطبيعي لخلق جو أكثر راحة
الصوتيات :
يعد عزل الصوت والمعالجة الصوتية أمراً بالغ الأهمية لتقليل الضوضاء الخارجية وضمان صوت واضح أثناء الإجتماعات
مرونة الأثاث :
تم تصميم كراسي وطاولات الموجودة في غرف الاجتماعات العادية بطريقة أكثر راحة لتوفير الراحة أثناء الاجتماعات الطويلة كما تعتبر بيئة العمل وقابلية التعديل من الاعتبارات الأساسية لضمان استمرار مشاركة المشاركين
التخزين :
قاعات الاجتماعات العادية تشتمل علي حلول تخزين مثل الخزانات أو الخزانات لتخزين المواد والمعدات المخصصة للاجتماعات
الاستخدامات :
– اجتماعات مجلس الإدارة : هذه الغرف مناسبة لاجتماعات المديرين التنفيذيين واجتماعات مجلس الإدارة حيث تتم مناقشات المتعلقة باتخاذ القرارات والاستراتيجية
– اجتماعات العملاء : توفر قاعة الاجتماعات العادية بيئة احترافية للعروض التقديمية والمفاوضات مع العملاء
– اجتماعات الفريق : يمكن لفريق الاجتماعات هنا للحصول علي تحديثات المشروع وجلسات التخطيط والعمل التعاوني
– تدريب وورش العمل : تستخدم المساحة ذات ترتيبات الجلوس المرنة لجلسات التدريب والندوات
– الاجتماعات المختلطة : بفضل إعداداتها التكنولوجية تعد هذه الغرف مثالية للاجتماعات المختلطة مع الفريق أو العملاء
– العروض التقديمية والندوات : الحجم الأكبر يسمح بجلوس الجمهور والعروض التقديمية السمعية والبصرية
القاعات الاجتماعات الكبيرة :
– هي غرفة اجتماعات كبيرة( + 500) مترمربع هي الأماكن الكبرى لتجمعات وفعاليات الشركات
– تستوعب هذه المساحات الواسعة مجموعات كبيرة كما تسهل العروض التقديمية وتوفر بيئة متعددة الاستخدامات لأغراض الاجتماعات المتنوعة
الحجم والتخطيط :
توفر مساحة أرضية واسعة لاستضافة تجمعات كبيرة وترتيبات جلوس مرنة
سعة الجلوس :
يمكن أن تستوعب بشكل مريح من 20: 100 فرداً حسب التصميم , اعتماداً علي تكوين المقاعد كما يمكن أن يختلف التصميم من مقاعد علي طراز المسرح إلي إعدادات علي طراز الولائم أو إعدادت علي طراز الفصول الدراسية
الأثاث :
تم تجهيز قاعات الاجتماعات الكبيرة بطاولات كبيرة ومنصات وصفوف من الكراسي كما يمكن تعديل ترتيبات الأثاث لتناسب المتطلبات المحددة للحدث سواء كانت محاضرة أو حلقة نقاش أو مأدبة
المميزات :
التكنولوجيا :
تعد المعدات السمعية والبصرية التقدمة بما في ذلك شاشات العرض الكبيرة وأجهزة العرض عالية الوضوح وأنظمة الصوت الاحترافية وقدرات اجتماعات الفيديو وهذه مميزات الأساسية لقاعات الاجتماعات الكبيرة
الإضاءة :
الإضاءة في هذه الغرف غالباً تكون متطورة مع تركيبات قابلة للتعديل لضبط الحالة المزاجية أو تحسين الرؤية أثناء العروض التقديمية
الصوتيات :
يعد التصميم الصوتي أمراً بالغ الأهمية لتخفيف الصدي والحفاظ علي وضوح الصوت خاصة عندما تكون الغرفة بكامل طاقتها أو بالقرب منها
مرونة الأثاث :
توفر قاعات الاجتماعات الكبيرة ترتيبات جلوس مرنة لأنواع مختلفة من الأحداث بدءاً من المحاضرات والندوات وحتي حفلاء العشاء وإطلاق المنتجات
إمكانية الوصول :
نظراً لحجمها ينبغي تصميم قاعات الاجتماعات الكبيرة مع وضع إمكانية الوصول في الاعتبار بما في ذلك توفير الترتيبات الازمة لأفراد الذين يعانون من تحديات التنقل
الاستخدامات :
– المؤتمرات والاتفاقيات : هذه الغرف مثالية لاستضافة الاجتماعات والاتفاقيات والتجمعات الصناعية مع المتحدثين الرئيسيين والجلسات الجانبية ومناطق العارضين
– الندوات وورش العمل : يمكن للمنظمات عقد ندوات تدريبية وورش عمل وفعاليات تعليمية واسعة النطاق
– حفلات ومآدب الشركات : يمكن أن تتحول قاعات الاجتماعات الكبيرة إلي أماكن أنيقة لحفلات الشركات وحفلات توزيع الجوائز والمآدب
– إطلاق المنتجات : تستخدم غالباً هذه المساحات للكشف عن منتجات أو خدمات جديدة لجمهور واسع
– اجتماعات قاعة المدينة : بالنسبة للشركات والمؤسسات الكبيرة فتعد هذه الغرف مناسبة لاجتماعات قاعة المدينة والتحديثات علي مستوي الشركة
– الندوات وحلقات النقاس : يمكن للمؤسسات والشركات الأكاديمية والمنظمات المهنية استخدام قاعات اجتماعات كبيرة لعقد الندوات وحلقات النقاش والعروض التقديمية الأكاديمية
ملحوظة :
بالإضافة إلى هذه القياسات هناك بعض القياسات الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار حتى لا تشعر بضيق غرفة الاجتماعات الخاصة بك فيما يلي بعض الإرشادات القياسية:
- – المسافة بين حافة الطاولة والجدار: 48-56 بوصة
- مساحة تسمح للموظفين بالمشي بين الكرسي والجدار: 16-24 بوصة
- المساحة بين الطاولة والتلفزيون أو السبورة البيضاء: 56 بوصة
- مساحة تسمح للموظفين بعرض المواد على الشاشة/السبورة البيضاء: 24-30 بوصة
مكونات غرفة الاجتماعات :
أثاث المكتب : أول ما يجب ان نفكر به من مكونات غرفة الاجتماعات هي الأثاث المكتبي وتتمثل في الطاولة والكراسي، ويجب أن تكون الكراسي مناسبة لعدد المجتمعين والطاولة واسعة، خصوصًا في الاجتماعات الكبيرة ومن حيث نوع الطاولة، فالطاولة المصنوعة من الزجاج تعطي شكل فخم للغرفة وأنيق، أما الطاولات المصنوعة من الخشب فهي عملية أكثر، والكراسي فيفضل أن تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك ليمنح الجالسين الراحة.
أدوات مكتبية : حيث وجب أن تتواجد العوامل الأساسية في كل اجتماع من أوراق بيضاء وأقلام حبرية وأجهزة حاسوب مما يلزم للاجتماع أما طرق إعدادها من خلال وضعها في ملف جلدي أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظمة أو الشركة من أهم المكونات الموجودة فى غرفة الاجتماعات .
الإنارة : من أساسيات مكونات غرفة الاجتماعات يجب أن تكون إنارة غرفة الإجتماعات واضحة، ومن طرق الإنارة القوية هي النوافذ الكبيرة التي يدخل من خلالها أشعة الشمس فتصبح الإضاءة طبيعية، فالإضاءة داخل الغرفة تكون بواسطة مصابيح كبيرة معلقة في سقف الغرفة تقوم بتوزيع الضوء على المجتمعين.
القرطاسية: يجب أن يتوفر العناصر الأساسية في كل اجتماع، من ورق أبيض وأقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها من ما يحتاج له الاجتماع، أمّا طرق تجهيزها عن طريق وضعها في ملف جلدي فخم، أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظّمة مع قلم حبر تجدد في كل اجتماع
أهم النقاط الواجب مراعاتها عند تصميم غرف الاجتماعات :
عند تصميم غرف الاجتماعات، هناك عدة نقاط يجب مراعاتها لضمان تلبية احتياجات المشاركين وتحقيق أهداف الاجتماع. إليك أهم هذه النقاط:
عدد المشاركين و الهدف من الاجتماع
يجب أن يؤخذ في الاعتبار عدد المشاركين المتوقعين في الاجتماع عند تحديد حجم الغرفة وتوزيع المقاعد. يجب أن يكون هناك مساحة كافية لجميع المشاركين وتوفير راحة كافية. بالإضافة إلى ذلك، يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح؛ سواء كانت الاجتماعات الإدارية، العروض التقديمية، الاجتماعات الإبداعية أو غيرها.
بيئة العمل و المرونة
يجب أن تكون غرفة الاجتماعات مصممة بطريقة تعزز التركيز والإنتاجية. يجب أن تكون هناك إضاءة جيدة وتهوية مناسبة في الغرفة. يجب أيضًا أن تكون الأثاث مريحًا وقابلًا للتعديل، مما يتيح للمشاركين تنظيم المقاعد والطاولات وفقًا لاحتياجاتهم وتفضيلاتهم.
الاتصالات والأدوات التفاعلية
يجب أن تكون هناك وسائل اتصال فعّالة في غرفة الاجتماعات لتمكين التواصل بين المشاركين. يجب توفير أنظمة سمعية وبصرية عالية الجودة مثل الميكروفونات والسماعات والشاشات التفاعلية وأنظمة العرض. يجب أيضًا توفير وسائل للمشاركة التفاعلية مثل اللوحات البيضاء والأقلام و أوراق الملاحظات.
جعل التكنولوجيا متكاملة
يجب أن تكون التكنولوجيا متكاملة ومتوافقة في غرفة الاجتماعات. يجب أن يكون هناك توافق بين أنظمة الصوت والفيديو والعرض والتحكم لضمان سلاسة التشغيل والتواصل. يفضل استخدام أنظمة متكاملة تمكن المشاركين من التعامل مع التكنولوجيا بسهولة ودون أي تعقيدات.
أهمية تصميم غرف الاجتماعات الفعالة :
تعزيز التركيز:
يجب أن يكون تصميم الغرفة مهدئًا ومريحًا لتعزيز التركيز والانخراط في المحتوى المطروح يجب تجنب أي تشتت أو تشويش سواء بسبب الضوضاء الخارجية أو التصميم الداخلي المزعج
توفير راحة :
يجب أن يكون الأثاث مريحًا ومناسبًا لجميع المشاركين يجب أن توضع الكراسي والطاولات بشكل مناسب لتعزيز موقف جلوس صحي وتقليل التوتر والتعب أثناء الاجتماعات الطويلة
توفير التجهيزات التقنية الملائمة :
يجب أن تكون الغرفة مجهزة بأحدث التقنيات المساعدة مثل شاشات العرض ومشغلات الوسائط وأنظمة الصوت يساعد ذلك في تبسيط عملية العروض التقديمية وتبادل المعلومات ويساهم في تحسين تجربة المشاركين
توفير الإضاءة المناسبة :
يجب أن يتم توفير إضاءة جيدة ومناسبة في الغرفة يفضل استخدام الإضاءة الطبيعية قدرالإمكان وتجنب الإضاءة الزائدة أو الضعيفة التي يمكن أن تؤثر سلبًا على التركيز والانتباه
توفير المساحة الكافية :
يجب أن تكون الغرفة واسعة بما يكفي لاستيعاب جميع المشاركين بشكل مريح يتيح توفير مساحة كافية للتجول والتحرك حرية الحركة ويساعد في تعزيز التفاعل والتواصل بين الحاضرين
توفير الخصوصية والسرية :
يجب أن تكون الغرفة مصممة لتوفير الخصوصية والسرية اللازمة للمناقشات الحساسة والمعلومات السرية يمكن تحقيق ذلك من خلال استخدام أبواب قوية ومواد عازلة للصوت
نماذج :
الخاتمة :
تعد غرفة الاجتماعات بوابة النجاح والتميز للشركات واختصاراً وتصميمها بشكل صحيح يمكن أن يحدث فرقاً في تحسين العمليات المختلفة من الاتصال واتخذا القرار وتحقيق الاإنجازات وتأكيد للفكرة الرئيسية فإنك تسأل كيف يقود نظام تجهيزات غرفة الاجتماعات والمؤتمرات إلى تعاون مثمر فهي لها تأثير بارز وواضح جداً في نجاح المؤسسات والشركات والاجتماعات رديئة التنظيم قد تؤثر سلبًا على الإنتاج التشغيلي وعدم القدرة علي طرح وتقديم وتبادل الأفكار كما أنها تؤثر بالسلب علي معنويات العاملين بالكيان التجاري و قاعة الاجتماعات و مكوناتها لها دورًا كبيرًا في إنتاجية تلك الاجتماعات فالاجتماعات ليست مجرد جلسات روتينية بل هي فرصة لتحقيق التغيير وتحريك العالم إلى الأمام وفي الختام نتمنى أننا قدمنا لك الفائدة المتوقعة من المقال آملين أن ما تحدثنا عنه حول اسس تصميم غرف الاجتماعات والنقاط التي يجب مراعاتها أثناء التصميم قد ساعدك في وضع تصور أولي لكيفية تصميم قاعة مؤتمرات
كما يمكنك الإطلاع أيضاً علي :