كتابة – مهندسة مدني / منة محمد البيه & مراجعة ونشر – مهندسة معمارية / شيماء مجدى.
المقدمة:
إدارة المشروعات ليست خاصة بالمؤسسات والشركات فقط كما يعتقد البعض ولكن مفهوم إدارة المشروعات أعم وأشمل من هذا فمن سمات الناجحين انهم يستخدمون مبادئ إدارة المشروعات لإدارة حياتهم الشخصية ويخططون لحياتهم ويعرفون أهدافهم وكيفية تحقيقها مع توقع ما قد يحدث في المستقبل ومن شأنه التأثير على خطتهم وما يريدوا تحقيقه.
اليوم وبعدسة معمارى سنتعرف معآ على إدارة المشروعات وسنجيب على التساؤلات الأتية:
– ما هو المشروع؟
– وما هي ادارة المشروعات وأهميتها ومجالاتها المختلفة؟
– وما هي مراحل المشروع؟
– وكيف يمكنك تطبيق مبادئ إدارة المشروعات في حياتك اليومية لتحقيق أهدافك؟
أولا:مفهوم إدارة المشروعات
هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتحقيق متطلبات المشروع.
ثانيا:أهمية إدارة المشروعات
إدارة المشروعات لا غنى عنها سواء في مجال الهندسة أو مجالات أخرى فهي التي تتيح للشركات والمؤسسات الاستخدام الأمثل للموارد للوصول إلى الأهداف كما أنها الوسيلة الأساسية لضمان نجاح المشروعات وتجعل المؤسسة قادرة على ترتيب أولوياتها للمشروعات المختلفة فيما يتفق مع الرؤية الاستراتيجية للشركة.
ثالثا: متى ظهرت إدارة المشروعات؟
– يرى البعض أن إدارة المشروعات هي علم حديث نسبيا وهذا غير صحيح فالتاريخ يوضح أن إدارة المشروعات موجودة منذ آلاف السنين فمن يتأمل بناء الأهرامات لابد وأن يستنتج أنهم كانوا على دراية بعلم إدارة المشروعات فكيف تم إنشاء تلك التحفة المعمارية والمعجزة الإنشائية بالمعدات البدائية التي كانت موجودة في هذا الوقت مالم يكون الفراعنة على دراية بعلم إدارة المشروعات.
– وشهدت فترة الخمسينات من القرن العشرين بدء عهد إدارة المشروعات بمفهومه الحديث حيث أنها كانت تتم قبل هذه الفترة بشكل غير نظامي حسب الحالة أو المشروع باستخدام بعض الأدوات والأساليب غير الرسمية.
– وفي عام 1969 تم إنشاء معهد إدارة المشاريع (PMI) لخدمة مصالح مجال إدارة المشاريع وفي عام 1981 صرح مجلس إدارة المعهد بعمل الدليل المعرفي لإدارة المشروعات (PMBOK) وهو يشتمل على المعايير المتعارف عليها والمبادئ التوجيهية المنتشرة لدى ممارسي هذا التخصص.
رابعا: ما هو المشروع؟
تعريف (PMBOK) للمشروع أنه ” المشروع هو مسعى مؤقت يُتخذ من أجل الوصول لمنتج أو خدمة أو نتيجة متفردة”.
تعريف آخر
المشروع هو مهمة مؤقتة أي أنها محددة المدة يتم القيام بها لتقديم منتج أو خدمة أو نتيجة مرجو الوصول إليها.
مخرجات المشروع
1-منتج.
2-خدمة.
3-نتيجة.
4-مزيج منهم.
خامسا:ما هو العمل التشغيلي
هو الأعمال أو المهمات التي يتم القيام بها بشكل مستمر ومتكرر لإنتاج خدمات او منتجات أو نتائج متكررة.
الفرق بين العمل التشغيلي والمشروع
كثيرا ما يحدث خلط بين مفهوم المشروع والعمليات التشغيلية ولكن العمل التشغيلي يتميز باستمراريته مثل عمليات الإنتاج أو العمليات اليومية في المؤسسات بأقسامها المختلفة أما المشروع فيتميز بطبيعته المؤقتة والمنتج غير المتكرر والمشروع قد يكون لدعم العمل التشغيلي مثل مشروع تنفيذ خط إنتاج جديد بمؤسسة ما.
سادسا:متى يعتبر المشروع ناجحا؟
ويتم قياس مدى نجاح المشروع على أساس مدى تحقيقه للهدف منه والالتزام بالمدة والتكلفة المخططة والجودة والاستغلال الأمثل للموارد والعديد من الاعتبارات التي يتم تحديدها طبقا للمشروع.
سابعا: مراحل إدارة المشروع
أي مشروع يمر بخمس مراحل أو عمليات وهي بدء المشروع وتخطيط المشروع وتنفيذ المشروع ومتابعة المشروع وإنهاء المشروع.
المرحلة الأولى: بدء المشروع
وفيها يتم تحديد الهدف من المشروع والمخرجات المطلوبة والمدة الزمنية والموارد اللازمة لتنفيذ المشروع بشكل مبدئي وتحديد مدير المشروع.
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع
وفيها يتم تحديد تكلفة المشروع التفصيلية وكذلك الجدول الزمني للمشروع والتعاقدات وكل المعلومات الخاصة بالمشروع بدقة ويقوم مدير المشروع في تلك المرحلة بتحديد المسئولين عن المشروع وتوزيع المهام فيما بينهم ونطاق مسئولية كل فرد منهم وكذلك تحديد المخاطر والتحديات التي قد تواجه المشروع وعمل خطة للتصدي لها.
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
فيها يتم تنفيذ أنشطة المشروع طبقا للخطة الموضوعة.
المرحلة الرابعة: المتابعة والتحكم
تتضمن تلك المرحلة متابعة تنفيذ المشروع والتأكد من تنفيذه طبقا للخطة الموضوعة وكذلك تطبيق إجراءات تصحيحية في حالة حدوث أو توقع حدوث أي حدث من شأنه تعطيل المشروع أو التأثير عليه سلبا.
المرحلة الخامسة: إنهاء المشروع
وفيها يتم إنهاء كل الأنشطة أو التعاملات الخاصة بالمشروع وتسليم المشروع كاملا للجهة المختصة.
ثامنا: المشروعات في المجالات المختلفة
وكل مهمة ذات طبيعة مؤقتة في المجالات المختلفة يمكن أن تكون مشروع فعلى سبيل المثال:
– في مجال الهندسة الإنشائية: تشييد مبنى.
-في مجال التسويق: عمل حملة دعائية لمنتج.
-في مجال الموارد البشرية: عمل تدريب للأفراد أو الأقسام.
-في مجال تكنولوجيا المعلومات: تطوير تقنية جديدة او برمجة لعبة جديدة.
-في مجال الصناعات الغذائية: تصنيع منتج جديد.
-في الحياة اليومية: الأفراد أيضا يمكن أن يستخدموا إدارة المشروعات لإدارة حياتهم الشخصية باعتبار أن كثير من الامور الحياتية هي مشروع قائم بذاته مثل الزواج أو الحصول على وظيفة مرموقة او شراء سيارة أو حتى الأنشطة اليومية.
تاسعا: تطبيق إدارة المشروعات في حياتك اليومية
فلنفترض أنك تريد شراء سيارة جديدة إذا المشروع الخاص بك هو شراء سيارة ومنذ لحظة تفكيرك في الفكرة فقد بدأت أول مرحلة في المشروع وهي مرحلة البدء.
بعد ذلك تأتي المرحلة الثانية وهي التخطيط لشراء السيارة.
ولشرائها فأنت بحاجة للآتي:
1- أن تتعلم قيادة السيارة
2- الحصول على رخصة قيادة.
3- التكلفة وطريقة الدفع طبقا لإمكانياتك المادية.
4- نوع السيارة بناءا على إمكانياتك المادية والمواصفات التي تحتاجها وتفضلها في السيارة.
5-البحث عن معارض السيارات المتاح بها السيارة التي تريدها وعمل قائمة بالـأسعار والعروض المتاحة.
6- التواصل مع المعارض المتاح بها السيارة وتحديد مواعيد لمعاينة السيارة.
7- التعاقد وإنهاء الإجراءات الخاصة بامتلاك السيارة.
8- حساب المدة الزمنية التقريبية لكل خطوة من الخطوات السابقة لمعرفة الميعاد النهائي الذي بحلوله تكون قد حصلت على السيارة.
9-توقع المعوقات التي قد تواجهك عند شراء السيارة ووضع حلا لتلك المعوقات مثل عدم وجود السيارة المطلوبة في المعارض فتقوم بعمل قائمة بمجموعة من السيارات المطابقة للمواصفات المطلوبة وتختار من بينهم طبقا للمتاح بالمعارض.
المرحلة الثالثة وهي مرحلة التنفيذ وفيها تقوم بالتواصل مع المعارض وعمل المعاينة والتعاقد طبقا للخطة المسبقة.
المرحلة الرابعة وهي المتابعة وتلك المرحلة تبدأ متزامنة مع مرحلة التنفيذ حيث أن عملية التنفيذ تتطلب منك أن تتابع ما إذا كانت عملية شراء السيارة تسري كما هو مخطط أم لا وهل هناك عقبات أو مستجدات غير متوقعة في عملية الشراء أو الإجراءات الخاصة بالسيارة.
المرحلة الخامسة والأخيرة وهي إنهاء كل الإجراءات واستلام السيارة.
ختاما:
وبتلك الخطوات البسيطة يمكنك تطبيق مبادئ إدارة المشروعات ومراحل إدارة المشروع في حياتك والأنشطة اليومية المختلفة وكلما تعمقت في فهم أساليب وأدوات إدارة المشروعات ستتمكن من عمل خطوات تفصيليه لأنشطتك اليومية وخططك المستقبلية مثل عمل جدول زمني وحساب تفصيلي للتكلفة وعمل خطة لإدارة المخاطر المتعلقة بالمشروع وهذا ما سنتناوله في مقالات قادمة بإذن الله ……………..
المصادر:
1- PMI-: الدليل المعرفي لإدارة المشروعات، Project Management Institute, Inc. ،
Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA،2017
2- PMI-: الدليل المعرفي لإدارة المشروعات، Project Management Institute, Inc. ،
Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA،2013
3- إدارة المشاريع.
